Digitalizacija poslovanja

Narudžba stigne e-poštom. Netko je prepiše u Excel, zatim isti podaci idu u knjigovodstveni program, a na kraju se ispisuje otpremnica koja se potpisuje i skenira natrag. Ista adresa kupca upisana je četiri puta i svaki put je mogla biti upisana krivo. Kad kupac pita za status narudžbe, odgovor ovisi o tome tko je taj dan na poslu.

Nitko pritom ne radi ništa krivo. Proces je jednostavno narastao oko alata koji su se uvodili jedan po jedan, a nitko ga nije pogledao u cjelini.

Takav tok rada nacrtamo korak po korak, uz vrijeme koje svaki korak uzima. Obično se pokaže da dva ili tri prepisivanja mogu nestati bez promjene glavnog programa.

• Programe povezujemo preko API-ja ili uvoza CSV datoteka, tako da se podatak upiše samo jednom
• Papirnate obrasce zamjenjujemo web obrascima koji pišu izravno u tablicu ili bazu
• Skenirane dokumente spremamo u formatu PDF/A (ISO 19005), namijenjenom dugoročnom arhiviranju, s dosljednim nazivima datoteka
• Odobravanje, na primjer ulaznih računa, prebacujemo s potpisa na papiru na tok odobravanja u Microsoft 365 ili sličnom alatu

Naš dio je tehnički: povezivanje, postavljanje, testiranje na stvarnim podacima i obuka ljudi koji će s tim raditi. Ne vodimo knjigovodstvo i ne mijenjamo vaše poslovne odluke, nego predlažemo kako ih provesti s manje ručnog rada.

Ako postojeći program nema mogućnost povezivanja, to se vidi u prvoj fazi, prije nego išta naručite. Tada odlučujete ima li smisla promijeniti program ili samo dio procesa oko njega.

Nakon uvođenja ostaje kratka pisana uputa za svaki promijenjeni korak, s naglaskom na to što učiniti kad nešto ne prođe, na primjer kad uvoz odbije redak s neispravnim OIB-om.